Vom Nachfragen und Zusammenführen zur gemeinsamen Bearbeitung
Angaben zu Verarbeitungen liegen in Excel, Verträge in Ordnern und Rückfragen in E-Mails. Vor einer Besprechung oder einem Audit müssen Sie den aktuellen Stand aus mehreren Quellen zusammenstellen.
Ein eigenes Portal führt die Informationen je Mandant zusammen. Ihre Ansprechpartner ergänzen Angaben und hinterlegen Dokumente. Sie sehen, welche Punkte offen sind, welche Unterlagen fehlen und was zur Prüfung ansteht.
Was Ihr Mandantenportal unterstützen kann
Wir bilden Ihre Methodik ab und legen den Funktionsumfang gemeinsam fest. Mögliche Bausteine sind:
- Verarbeitungstätigkeiten strukturiert erfassen und miteinander verknüpfte Angaben aktuell halten.
- Auftragsverarbeiter, Vertragsstände und zugehörige Nachweise an einem Ort verwalten.
- Durch Ihre Fragen zur Datenschutz-Folgenabschätzung führen und Risiken sowie Maßnahmen dokumentieren.
- Wiedervorlagen, Zuständigkeiten und Freigaben in die laufende Arbeit integrieren.
- Änderungen nachvollziehen und Unterlagen für Besprechungen und Audits strukturiert exportieren.
- Mandanten in getrennten Bereichen mit rollenbasierten Zugriffsrechten betreuen.
Ihre Vorlagen werden Teil des Arbeitsablaufs
Kategorien, Textbausteine und Bewertungskriterien können Sie über eine Verwaltungsoberfläche selbst pflegen. So steht Ihre Methodik bei jeder Bearbeitung zur Verfügung. Fachliche Bewertungen und Freigaben bleiben bei den dafür zuständigen Personen.
Ihre Methodik. Ihre Software.
Die Software, die wir individuell für Sie entwickeln, gehört vollständig Ihnen — einschließlich des Quellcodes. Sie können sie selbst weiterentwickeln oder einen anderen Dienstleister damit beauftragen. Ihre Methodik, Inhalte und Ihr Branding bleiben selbstverständlich ebenfalls Ihr Eigentum.
Dokumentation und Hosting gehören dazu
Für Ihr Portal liefern wir den Auftragsverarbeitungsvertrag, einen Eintrag für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen mit. Für jedes Projekt prüfen und dokumentieren wir außerdem, ob und wie der EU AI Act greift.
Das Hosting richten wir bei einem EU-Anbieter auf Ihren eigenen Vertrag ein. Die eingesetzten Dienstleister legen wir offen.
Beispielszenario: VVT, AVV und DSFA in einem Portal
Unser Beispielszenario zeigt, wie eine Datenschutzberatung ihre Methodik in einer eigenen Anwendung abbilden könnte: mit verknüpften Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen, einer geführten Datenschutz-Folgenabschätzung sowie Berichten aus den erfassten Angaben.
Beispielszenario — noch kein Live-Projekt. Exemplarische Darstellung einer typischen Umsetzung.
Beispielszenario ansehenKostenloses Erstgespräch
In einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch klären wir Ihr Vorhaben. Danach erhalten Sie eine kurze schriftliche Einschätzung: Ihre Ausgangslage und Ihr Ziel, einen Vorschlag zum Projektumfang, einen groben, unverbindlichen Kosten- und Zeitrahmen sowie den empfohlenen nächsten Schritt. Die Einschätzung behalten Sie auch dann, wenn Sie uns nicht beauftragen.